Comment utiliser l’application Site Diary

Changer sa façon de travailler après de nombreuses années est l’une des choses les plus difficiles à faire pour les personnes travaillant dans le bâtiment. Avec la montée des comptes-rendus de chantier numériques, de plus en plus d’entreprises réalisent que le digital en mobilité a de nombreux avantages par rapport au papier. Mais cette transition se fait très lentement car les solutions proposées sont difficiles à appréhender ou trop éloignées des processus classiques utilisés par les entreprises.

La plupart des entreprises vont choisir de mettre en place des comptes-rendus de chantiers numériques si ceux-ci sont proches des comptes-rendus papiers déjà utilisés ou si l’utilisation est simple et le prix abordable.

Dans cet article, nous allons vous présenter notre application Site Diary, sa simplicité d’utilisation et son approche toute en douceur pour aider au mieux les travailleurs du bâtiment dans leur transition numérique.

Application mobile et web

Site Diary possède deux facettes : c’est à la fois une application mobile et une application web. L’application mobile est utilisée pour enregistrer des événements quotidiens sur le chantier tandis que l’application web permet d’avoir une vue d’ensemble du travail de l’équipe sur le terrain et de gérer le projet depuis le bureau.

Tout ce qui est enregistré sur l’application mobile est synchronisé avec l’application web en temps réel grâce au cloud.

Tous les utilisateurs ont accès aux applications mobile et web avec les mêmes identifiants. Cependant, il peut y avoir des accès restreints selon les droits de chaque utilisateur.

Créer un chantier sur l’application

Après vous êtes connectés à Site Diary, vous serez dirigez automatiquement sur la liste des chantiers auxquels vous avez accès. Vous pouvez en ajouter un en cliquant sur “ajouter un chantier” en bas à droite.  Vous serez alors invité à renseigner les informations relatives à ce nouveau chantier (nom, adresse, logo, description …).

N’oubliez pas de renseigner la latitude et la longitude, c’est un champ obligatoire, vous pourrez les trouver automatiquement en renseignant la ville et en cliquant sur l’icône “recherche” symbolisée par une loupe.

Ajouter des ressources

Lorsque vous commencez à utiliser Site Diary, vous devez paramétrer les ressources qui seront utilisées sur les différents chantiers. Il existe trois types de ressources :

Ressources : quel type de personne est engagé sur le chantier, par exemple ingénieur, électricien, charpentier…

Équipement : matériel, outils, véhicules utilisés, par exemple : bulldozer, grue, bétonneuse…

Tags: classez les événements en différentes catégories, par exemple : accident, retard, réunion…

Si vous ne voulez pas que les ressources apparaissent sur vos chantiers mais que vous ne voulez pas l’effacer, cliquez sur l’icône crayon pour le modifier et le décocher.

Note: Seul l’administrateur a accès à la section des ressources générales.

Mettez en place votre chantier

Une fois que les ressources générales sont créées, vous pouvez les ajouter à un chantier spécifique. Vos ressources générales n’apparaîtront pas sur le chantier ou le compte-rendu sauf si vous avez ajouté les ressources à ce chantier en particulier.

Pour ce faire, retournez dans la liste des chantiers dans le menu, sélectionner votre chantier et naviguez entre les différents onglets : intervenants, localisations, ressources, équipements. Vous avez seulement besoin de cocher les ressources que vous souhaitez voir sur le chantier et de sauvegarder les modifications.

Comme les intervenants et les localisations ne sont pas inclus dans les ressources générales, ils doivent être ajoutés dans cette section.

N’oubliez pas que l’onglet intervenants est très important et obligatoire pour créer des événements. C’est la première chose que vous devez ajouter après la création d’un nouveau chantier.

Inviter des membres de l’équipe

La meilleure façon d’utiliser Site Diary en collaboration lorsque vous travaillez avec plus d’une personne est d’inviter ces personnes à l’utiliser en même temps que vous. Vous pouvez le faire en seulement quelques clics.

Vous pouvez ajouter les membres de votre équipe En naviguant sur Utilisateurs dans le menu de gauche. Vous devrez leur attribuer un nom d’utilisateur, entrer leur adresse e-mail et leur nom complet et sauvegarder les modifications.

Une fois enregistrés, ils recevront un e-mail avec leurs identifiants pour se connecter à l’application. Vous pouvez décider qui a accès à quel chantier en naviguant vers le chantier souhaité. Dans l’onglet de contrôle, vous pouvez sélectionner l’équipe qui peut ou ne peut pas avoir accès au chantier.

Droits des utilisateurs

Pour comprendre la différence entre un utilisateur et un utilisateur avancé voici un schema qui résume ce qu’ils peuvent chacun faire sur l’application web et l’application mobile.

Pour résumer, l’administrateur doit pouvoir gérer les chantiers et les ressources et l’utilisateur standard peut seulement créer des événements.

Les points clés du profil utilisateur sont les suivants :

• La possibilité pour l’administrateur ou l’utilisateur avancé de modifier les événements de l’utilisateur standard. Il y aura un historique de la date de modification ainsi que le nom de la personne ayant modifié l’événement. Remarque : l’utilisateur avancé peut modifier un événement uniquement avant sa validation. Seul l’administrateur peut modifier un événement après sa validation.
• L’administrateur et l’utilisateur avancé pourront désormais rejeter l’événement d’un utilisateur. Lorsqu’un événement est rejeté, il est demandé de laisser un commentaire indiquant la raison du rejet. La personne qui a créé l’événement recevra un email indiquant que l’événement a été rejeté par X et la raison du rejet.

Créer et gérer des événements

Toutes les étapes nécessaires ont été faites, vous pouvez maintenant utiliser les fonctionnalités principales de Site Diary et gérer les événements qui se sont passés sur vos chantiers. Vous pourrez voir les listes d’événements créés avec l’application mobile ou web.

Pour créer, supprimer, modifier, rechercher, organiser et approuver des événements depuis l’application web, vous pouvez filtrer les événements par date, promoteur, détail ou créateur de l’événement.

Après avoir filtré vos événements, vous pouvez exporter le compte-rendu en PDF, Excel ou CSV. Le résumé du compte-rendu PDF peut s’étendre sur sept jours seulement. Lorsque vous exportez le compte-rendu, vous pouvez choisir la taille des images et le nombre d’événements que vous voulez voir apparaître sur chaque page.

Comment utiliser les Tags

Les tags jouent un rôle important dans l’application Site Diary. Lorsqu’ils sont bien utilisés, ils peuvent être des outils très efficaces pour plusieurs raisons :

1. Les tags sont utilisés pour déterminer le type d’événement, s’il s’agit d’un rapport de progression, d’un rapport d’observation, d’un retard de travail etc.
2. Vous pouvez filtrer les événements par tag. Si vous cherchez toutes les observations de sécurité enregistrées sur votre chantier pour le mois, indiquez le dans le filtre.
3. Vous pouvez prérégler les tags dans les ressources générales pour que tous les membres de l’équipe utilisent les mêmes termes.

L’application Site Diary

Maintenant que vous avez vu toutes les fonctionnalités de l’application web, voyons l’application mobile. L’application mobile est disponible pour les smartphones et tablettes iOS, Android et Windows.

L’application mobile est généralement utilisée pour enregistrer les événements quotidiens sur un chantier. Comme tout est préréglé sur l’application web, un ouvrier sur le terrain a seulement besoin de remplir les champs d’information sur les événements de la journée. Comme nous l’avons vu précédemment, tous les événements sont enregistrés dans l’application mobile et synchronisés en temps réel avec l’application web.

L’une des fonctionnalités importantes de Site Diary est son utilisation hors ligne, sans connexion internet. Vous pourrez donc créer un événement directement depuis votre chantier. Lorsque vous retrouverez une connexion internet, tous les événements se synchroniseront automatiquement.

Lorsque vous créez un événement via l’application mobile, vous avez la possibilité d’envoyer un e-mail avec cet événement si :

1. La personne n’a pas accès à Site Diary
2. Une information importante doit être rapidement transmis à votre manager

Conclusion

Voici donc tout ce que vous devez savoir pour commencer à utiliser Site Diary et profiter de ses nombreuses fonctionnalités au service de votre productivité au quotidien.

Si vous avez des questions sur Site Diay, n’hésitez pas à joindre l’équipe d’assistance qui pourra vous aider, par e-mail : support@mobilesiteday.com

Et si vous n’avez pas encore testé Site Diary, n’hésitez plus, essayez l’application dès maintenant sur app.sitediary.com